Um elemento extremamente importante e que merece atenção exclusiva do produtor, é o planejamento financeiro de eventos. Uma boa gestão dos recursos disponíveis todo o êxito do evento fica comprometido.
O sucesso de um evento está relacionado a várias ações estratégicas, bem planejadas e muito bem sucedidas. A previsão dos resultados financeiros do evento precisa ocorrer muito cedo, já nas etapas de planejamento.
Não adianta definir datas, fazer a reserva do local e dar segmento aos planos até que haja alguma tentativa de determinar se o evento é financeiramente viável.
Apesar disso, muitos promotores de eventos podem ficar perdidos durante esse processo. Se você é um deles e tem dificuldade com a gestão financeira, existem alguns fatores a são imprescindíveis para o planejamento financeiro de eventos, independente do seu porte.
Então, confira o artigo que a Ticket Gospel preparou para você e aprenda como fazer um excelente planejamento financeiro para o seu evento!
1. Finalidade do evento
Nesse momento, tenha bem claro quem é a persona e o público-alvo, além do número de convidados esperados. Essas são as primeiras informações para dar prosseguimento ao seu planejamento financeiro, e definindo o local e as necessidades básicas do evento.
Entender a finalidade do evento e qual é o seu público-alvo permitirá elaborar um planejamento financeiro mais de acordo com esse perfil e mais propício ao sucesso.
2. Orçamento de gastos do evento
Controle é a palavra chave para um bom planejamento financeiro de eventos. E um dos item mais importantes para o controle financeiro do seu evento é o orçamento e expectativa de gastos e retorno do mesmo.
Para estipular o orçamento, é necessário considerar o tipo do evento desejado, o objetivo e o porte dele. Com isso, você terá uma visão geral dos gastos e organizará seu evento dentro da verba disponível.
O orçamento determinará a contratação do local, dos fornecedores, gastos com infraestrutura, divulgação do evento, e por fim, os valores das inscrições.
3. Data e local
Outros fatores que influenciam bastante no planejamento financeiro de um evento é a data e o local. Isso porque os valores a serem investidos podem variar de acordo com períodos e temporadas.
Eventos durante o dia, por exemplo, podem ser mais econômicos, já que não demandam por custos extras com a iluminação. Já alguns salões e espaços aumentam o valor do aluguel nos fins de semana e épocas de alta temporada.
4. Número de convidados
Determinar o número de convidados é uma das etapas mais importantes na organização e planejamento financeiro de eventos, pois é sempre a quantidade de pessoas que norteia os valores de itens, como por exemplo:
- Bebidas;
- alimentação;
- garçons;
- decoração;
- mobiliário;
- itens para limpeza pessoal em banheiros;
- lembrancinhas e brindes.
O número de convidados influencia, ainda, na escolha do local para o evento, que naturalmente deverá ter as condições adequadas para receber a quantidade de pessoas prevista na lista.
5. Fornecedores
Nesse sentido, indicamos que você evite economias, e principalmente, não opte por equipes desconhecidas no mercado e que possuem um preço muito abaixo da média.
Pense sempre na qualidade do serviço, isso sim terá bastante impacto no sucesso do evento!
Faço uso de indicações e avaliações, e, use a internet para checar a reputação dos serviços e profissionais em questão. A dica é não ter pressa em fechar com o primeiro fornecedor. Pesquise, faça mais de um orçamento, compare preços e tente encontrar o melhor custo benefício antes de tomar a decisão final.
Por fim, sempre que possível, visite a empresa antes de fechar a parceria, e, pode parecer óbvio, mas jamais feche um serviço com um fornecedor sem assinar um contrato!
Fornecedores e prestadores de serviços podem te deixar na mão, então, qualquer relação precisa ser formalizada por contrato. Somente assim, você poderá se resguardar de quaisquer responsabilidades em casos de não cumprimento do serviço.
6. Reserva financeira para imprevistos
Mesmo que você organize um evento nos mínimos detalhes, saber como lidar com imprevístos é um fator determinante no sucesso do projeto.
Existem algumas situações peculiares que podem comprometer o sucesso do evento. Esses imprevistos podem ser:
- Técnicos;
- de estrutura;
- climáticos;
- de fornecedores e prestadores de serviços.
A grande maioria dos impasses em eventos são bastante conhecidos e podem ser evitados, mas ainda assim, lembre-se de incluí-los no seu orçamento.
É interessante estipular um valor para possíveis imprevistos durante o planejamento ou até mesmo no dia do evento. Essa estratégia preventiva vai dar tranquilidade ao gestor de eventos e a todos os envolvidos.
Para isso, conte sempre com uma reserva de dinheiro além do calculado no planejamento. Caso algo dê errado, será possível contratar pessoal, novos fornecedores ou até mesmo pedir bebida ou comida extra – um erro bem recorrente quando o buffet não está preparado.
Além disso, possuir uma reserva financeira garantirá que tudo transcorra conforme o planejado, caso aconteça alguma situação inesperada.
Outro bom motivo é que o valor separado para esta ocasião poderá ser revertido para um evento posterior, de modo que, se tudo fluir bem, sempre existirá essa quantia estratégica preservada e intacta.
Agora que você já sabe como fazer o planejamento financeiro de eventos, cadastre na Ticket Gospel!
